AIが教える業務改善術｜仕事のムダをなくして時短・効率化する方法
よしたか
こんにちは！
「また今日も残業だ…」「やりたかったことが何もできなかった…」
そんなふうに感じたこと、ありませんか？
毎日、仕事に追われていると、「やらなきゃいけないこと」に時間を取られて、本当にやりたいこと、本当に大切なことに手が回らなくなってしまいますよね。
でも、もしかしたら、その「やらなきゃいけないこと」の中に、実は「やらなくてもいいこと」が隠れているかもしれません。
「そんなこと言われても、何がムダな業務なのかわからないよ…」
そうですよね。日々のルーティンに埋もれていると、なかなか気づけないものです。
でも、もしAIが、あなたの仕事の進め方を見て、「この作業、やめたほうがいいですよ」って教えてくれたら、どうでしょう？
この記事では、AIに「やめるべき業務」を見つけてもらう方法について、一緒に学んでいきましょう。
この記事でわかること
この記事を読み終える頃には、あなたはきっと、AIの力を借りて自分の仕事を見直し、ムダな時間を30分で減らすためのヒントを見つけられるはずです。
- AIがどのように「ムダ」を見つけてくれるのか
- AIに「やめるべき業務」を見つけてもらう具体的な方法
- AIと一緒に仕事の時間を賢く使うためのアイデア
一緒に、ちょっとした工夫で仕事が楽になる方法を学んでいきましょう。
AIがあなたの仕事のムダを見つける仕組み
「AIがどうやってムダを見つけるの？」と疑問に思う方もいるかもしれませんね。
実は、AIはわたしたち人間が気づきにくい「パターン」を見つけるのがとっても得意なんです。
例えば、
- Aという作業をした後、いつもBという作業をしている
- 週に1回、同じような資料を作っている
- メールの返信にいつも同じ文章を打っている
といった、一見当たり前のように見える作業の繰り返しを、AIはデータとして認識します。
そして、「この一連の流れはもっと効率よくできるんじゃないか？」とか「この作業は、実はやらなくてもいいんじゃないか？」と、客観的な視点からヒントをくれるんです。
わたしも以前、お客様からの問い合わせメールにどう返信したらいいか悩むことが多くて、時間がかかっていました。
でも、あるAIに「過去の問い合わせ内容と返信文を分析して、よくある質問と返信のパターンを教えて」と聞いてみたんです。
そうしたら、返信の多くが商品の使い方や送料に関するもので、それぞれに合った返信テンプレートを作成してくれました。それ以降、一つひとつのメールに悩む時間がぐっと短くなりました。
AIは、あなたの仕事を否定するのではなく、より良くするためのヒントをくれる、心強いパートナーのような存在なんですよ。
AIに「やめるべき業務」を見つけてもらう具体的な方法
「よし、AIに相談してみよう！」と思ってくださった方のために、今すぐ試せる具体的な方法をいくつかご紹介します。
どれも難しくないので、ぜひ試してみてくださいね。
① 自分の「困りごと」をAIに相談してみる
これは一番簡単な方法です。 「仕事でいつも時間がかかって困っていること」を、AIにそのまま相談してみましょう。
するとAIは、あなたの困りごとに合わせて、具体的な解決策を提案してくれます。
この時、AIに「どんな役割で考えてほしいか」という情報を与えてあげるとより良い回答につながります。
相談文の例
あなたは優秀な業務効率化コンサルタントです。
会議の議事録を作るのに時間がかかって困っています。何か効率化する方法はないですか？
AIの回答例
録音と文字起こしツールを使ったり、ZoomやGoogle Meetの自動議事録生成機能を利用したりしてみては？
AIは、このように提案もしてくれます。
相談文の例
あなたは優秀な業務効率化コンサルタントです。
毎日の報告書作成に手間を取られ、他の作業に支障があります。もっと効率的にできる方法を教えてください。
AIの回答例
報告書のテンプレートを自動作成したり、スマホやPCの音声入力機能で話して入力したりする方法はいかがですか？
AIは、などどんな方法があるかも教えてくれます。
相談文の例
あなたは優秀なカスタマーサポート改善コンサルタントです。
お客さんからの質問メールにいつも同じような内容を返しています。
時間を有効活用する良い方法はないでしょうか？
AIの回答例
よくある質問ページを作ったり、定型フォーマットで返信文を提案させてみたりしては？
→ AIは、アイデア出しも得意です。
こういった具合に、あなたの仕事のパターンを理解し、それに合ったアイデアをくれるんです。
② 自分の「仕事内容」をAIにリストアップしてもらう
自分の仕事内容をAIに伝えて、「この中で、やめた方がいい業務や、効率化できる業務はありますか？」と聞いてみるのもおすすめです。
この時、質問の他に、先ほどの「役割」に加えて「できる範囲での詳しい情報」や「達成したい目標」などを伝えるのがポイントです。
相談文の例
あなたは優秀な業務効率化コンサルタントです。
以下の私の仕事内容と目標を考慮して、やめるべき業務と、効率化・自動化できる業務を具体的に提案してください。
提案の際は、その理由も分かりやすく教えてください。
【私の仕事内容】
・午前中：メールチェック（約30分）、返信、スケジュール確認（約15分）
・午後：A社との打ち合わせ（毎週月曜、1時間）、報告書作成（毎週火曜、2時間）、企画書作成（水曜、3時間）、…
【目標】
・家族と過ごす時間を増やしたい
・単純な手作業を減らしたい
・副業に使える時間を確保したい
AIは、あなたの仕事内容全体を見て、客観的に分析してくれます。「毎日メールをチェックするのではなく、1日2回に絞ってみては？」とか、「週に何度も同じような報告書を作っているようです。テンプレートを共通化することで時間が短縮できますよ」
AI回答例
やめるべき／減らすべき業務
- 細かすぎるメールチェック
- 1日何度も確認するのは「集中力の分散」につながります。
- → 午前・午後の2回にまとめると 週に1〜2時間節約。
- ゼロから作る報告書・企画書
- 毎回白紙から作ると時間がかかりすぎる。
- → フォーマット化＋AIでドラフト生成し、編集に専念すべき。
効率化できる業務
- メール返信
- よくある質問や依頼は定型文＋自動補完ツール（Gmailテンプレ／Outlookクイックパーツ／Google辞書登録）で即返信。
- AIに「要件をまとめて返信文を提案させる」→ あなたは確認して送るだけ。
- スケジュール確認
- GoogleカレンダーやOutlookで「色分け」「リマインダー設定」しておくと一目で把握可能。
- 週次で予定をブロック化すれば、毎日15分の確認作業は5分未満に短縮。
といった、目からウロコのアドバイスをもらえるかもしれません。
③ 「ムダな業務」をAIに洗い出してもらう
もっと具体的に、「この業務はムダなのか？」とピンポイントでAIに聞いてみる方法もあります。
例えば、「毎日30分かけているこの作業、本当に必要？」といった、少し踏み込んだ質問をしてみるんです。
相談文の例
あなたは優秀な業務改善コンサルタントです。
私の以下の業務について、この業務を続けるべきか、あるいはより良い代替案があるかを診断してください。
【業務内容】
毎朝30分かけて、今日のニュースをチェックして、チームに共有する
【業務の目的】
チームメンバー全員が最新情報を把握し、業務に役立てること
【質問】
この業務を続けるべきですか？続けるなら時間を短縮する方法を、やめるなら代替案をいくつか教えてください。
このように、具体的な業務内容と時間、目的をAIに伝えると、AIは客観的に判断のヒントを教えてくれます。
AI回答例
承知しました。業務改善コンサルタントとして、あなたの「ニュース共有業務」を診断しますね。
続けるべき場合
- ニュースが直接業務成果に結びつく（例：業界動向や法規制の変化が大きく影響する）
- チームメンバーが「自分で情報収集できていない」ため、共有が価値になっている
→ この場合は続けても良いですが、30分は長すぎるので以下の効率化を推奨します。
時間を短縮する方法
- ニュースレター購読
- 業界特化のメルマガやキュレーションサービス（Googleニュース、日経電子版、NewsPicks）を使う
- 自分で探すのではなく、届いた要約から必要部分だけ抜粋
- RSSフィードや自動収集ツール
- Feedly や Inoreader で関連ニュースを一元管理
- Slack/Teams に自動投稿すれば、選別だけで済む
- AIサマリー活用
- ニュース記事をまとめてAIに投げ、「今日の3本」だけ要約させる
- 共有用の文章も自動生成 → あなたはコピペ＆軽い修正だけ
結果：毎日30分 → 10分以内に短縮可能
現時点の業務に対し「より良いやり方」を一緒に探す感覚で、AIに相談してみましょう。
まとめ｜AIと賢く働いて、もっと自由な時間を手に入れよう
AIは、あなたの仕事を奪うものではありません。むしろ、あなたが本当に集中すべき仕事や、大切な家族との時間、趣味に使う時間を作り出すための、頼もしいパートナーです。
今回ご紹介したように、AIに「やめるべき業務」を見つけてもらう方法は、どれもとっても簡単です。まずはたった30分、AIに相談する時間を作ってみませんか？
その30分が、あなたの毎日を大きく変えるきっかけになるかもしれません。
さあ、AIと一緒に新しい働き方、始めてみませんか？
詳しいAIの選び方やおすすめAIサービスは別記事で紹介していますので、そちらもぜひ参考にしてみてくださいね。
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