在宅ワーク必見！ChatGPTで業務マニュアルを30分で完成させるコツ
よしたか
こんにちは！在宅ワークやフリーランスで日々お仕事を頑張っている皆さん、お疲れ様です。
新しいクライアントさんとの仕事が始まったり、誰かに業務を引き継ぐことになったりしたとき、「業務マニュアル、作らなきゃなぁ…」と、ちょっと憂鬱な気分になったりしませんか？
「どうやって書けばいいの？」「いちから全部書くのは大変そう…」と、つい後回しにしてしまいたくなりますね。
でも、大丈夫です！
「難しいパソコン作業は苦手なんだよ…」という方も、全く問題ありません。
AIの力を借りれば、誰でも30分もあれば、わかりやすい業務マニュアルがサクッと作れてしまうんです。
自分の作業履歴もマニュアル化しておけるので、あとで振り返るときにも便利ですよ。
僕と一緒に、AIを使いこなす第一歩を踏み出していきましょう！
Contents
この記事を読んでわかること
- ChatGPTで業務マニュアルを簡単に作るコツ
- 誰でも真似できる、具体的なマニュアル作成の手順
- マニュアルが格段にわかりやすくなるプロンプトのコツ
【本題】業務マニュアル作成はChatGPTを使えば30分で終わります
結論からお伝えします。
これまで、マニュアル作成に時間がかかっていたのは、構成や内容すべてを自分で考え、0から文章を書いていたからです。
しかし、ChatGPTにマニュアル構成から文章の雛形まで任せれば、あとは手直しをするだけで済みます。
これまで皆さんが行っていた作業が「0から100」だったとしたら、これからは「80から100」に変わるイメージです。
つまり、一番面倒な部分をAIが代わりにやってくれるから、作業量も圧倒的に減るということなんです。
これなら、パソコン作業が苦手な方でも、ぐっとハードルが下がるのではないでしょうか。
【実例あり】ChatGPTで業務マニュアルを作る3ステップ
それでは、実際にChatGPTを使って、業務マニュアルを作ってみましょう。
今回は、「クライアントとの打ち合わせ議事録作成マニュアル」を例に進めていきます。
ステップ1：マニュアルの「全体像」と「構成」を伝える
まず、ChatGPTにマニュアル全体の「目的」と「ゴール」を明確に伝えましょう。
人間と同じように、AIも「何のためにこの作業をするのか」が分かれば、より的確な文章を作成してくれます。
【最終的なプロンプトの構成要素】
- マニュアルの目的: なぜこのマニュアルが必要なのかを簡潔に示します。
- マニュアルの構成: マニュアルに盛り込みたい項目を箇条書きで示します。
この2つを組み合わせることで、ChatGPTはマニュアルの全体像を一度に把握し、一貫性のある文章を生成してくれます。
ステップ2：ChatGPTに文章を作成させる
ステップ1で準備した要素を組み合わせて、ChatGPTに以下のプロンプトを投げかけます。
これから新しく加わるメンバーのために、クライアントとの打ち合わせ議事録作成マニュアルを作りたいです。
このマニュアルの目的は、【議事録の作成から共有までを効率的に行う】ということです。
以下の構成で、初心者でもすぐに実践できるわかりやすいマニュアルを作成してください。
【マニュアルの構成】
・マニュアルの目的
・前提と使用ツール
・議事録作成手順
・打ち合わせ前の準備
・打ち合わせ中の議事録作成
・議事録の共有と保管
ステップ3：AIの文章を「見やすく」整える
ChatGPTは、先ほどのプロンプトを元に、まるで人間が書いたかのような丁寧な文章をあっという間に作成してくれます。
出力された文章を、GoogleドキュメントやWordなどのファイルに貼り付けてみましょう。
そのまま使っても良いですが、読者さんがより読みやすくなるように、小見出しをつけたり、太字にしたり、箇条書きにしたりと、少しだけ手を加えてみてください。
これだけで、グッと見やすいマニュアルになります。
マニュアル作成を助ける「プロンプト集」
ここでは、マニュアル作成をさらにスムーズにする、ちょっとした「便利なプロンプト」を3つだけ厳選してご紹介します。
「議事録作成の手順の注意点と、よくある質問を3つずつ教えて」
マニュアルに「よくある質問」や「注意点」を追加したいときに便利です。読者がつまづきやすいポイントを、あらかじめ補足できます。
「クライアントとの打ち合わせ議事録作成の全体像をステップ形式で教えて」
マニュアルの構成案を考えるときに役立ちます。AIが業務全体の流れを整理してくれるので、全体像を素早く把握できます。
「箇条書きと太字を使って、この議事録マニュアルを見やすく書き直して」
AIが生成した文章を、さらに見やすく整理し直したいときに使えます。
最後に一工夫加えるだけで、読みやすさがぐんとアップします。
これらのプロンプトを使いこなせば、ChatGPTはあなたの理想に近い文章をどんどん生み出してくれますよ。
ChatGPTだけじゃない！GoogleのAI「Gemini」もすごい
マニュアル作成に役立つAIは、何もChatGPTだけではありません。
Googleが開発した「Gemini」というAIも、とても高性能で便利なんです。
実は、Geminiでも全く同じようにマニュアル作成ができます。
どちらのAIを使うべきか迷ってしまう方のために、それぞれの特徴を簡単にまとめてみました。
| 比較ポイント | ChatGPT | Gemini |
|---|---|---|
| 開発元 | OpenAI | |
| 得意なこと | 丁寧で自然な会話、創造的な文章作成 | 最新情報の検索、データ分析、表作成 |
| おすすめな人 | AIとの対話を楽しみたい人、ブログ記事などを書く人 | GoogleドキュメントやGmailをよく使う人 |
特に、普段からGmailやGoogleドキュメントをよく使っている方は、Geminiのほうが使いやすいと感じるかもしれません。
まとめ｜AIで議事録マニュアルをサクッと作ろう
いかがでしたでしょうか？
業務マニュアル作成という、ちょっと面倒な作業も、AIを上手に使えば、あっという間に終わらせることができます。
今回の記事をきっかけに、「難しい」「自分には無理だ」と思っていた議事録マニュアルも、ChatGPTを使ってサクッと作ってみてください。
きっと、今よりもっと仕事が楽しく、効率的になるはずです。
僕と一緒にAIを学び、活用して、より快適なデジタルライフを送っていきましょう！
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